Trello: uma ferramenta indispensável para se organizar

Como você se organiza no trabalho ou nos estudos? O Trello é uma ferramenta bastante conhecida por sua interface e pela facilidade de visualização das demandas, cujo propósito é gerenciar tarefas.

Os detalhes para começar a utilizar a ferramenta você confere neste artigo da Você Digital Propaganda!

Independente se o seu modelo de trabalho é CLT, PJ ou freela, ou até mesmo se você é apenas um estudante, uma coisa é fato: é preciso de organização e disciplina.  

Essa organização inclui lista de tarefas, prazos, checklists e muitas outras atividades.

Se você tinha o costume de fazer as anotações nos post-its, pode esquecê-los e substituí-los pelas anotações digitais.

Assim, você não vai mais se preocupar em esquecer o prazo de envio do documento especial para os seus clientes.

Sobre o Trello

O Trello é definido como uma ferramenta de gerenciamento de trabalho com o objetivo de facilitar a criação de planos, colaboração de projetos, organização de fluxos e acompanhamento dos processos, produtividade e gratificação, de uma pessoa só ou da equipe completa de trabalho.

Ele se molda conforme a demanda de cada usuário, por isso, pode ser usado tanto por um só indivíduo quanto para trabalhos em equipe. Do planejamento à execução, é a ferramenta que ajuda a gerenciar as tarefas diárias para cumprir todos os objetivos.

A história

Um protótipo da plataforma que conhecemos hoje foi criado em janeiro de 2011, denominado Trellis. Até então, ele era utilizado com o propósito de resolver alguns problemas de planejamento de alto nível.

Após uma fase beta, o Trellis passou a ser chamado Trello e foi lançado na TechCrunch Disrupt em setembro de 2011, na sessão de aplicativos para a internet e iPhone.

Já em 2012, a plataforma atingiu a marca de 500 mil membros e lançou o aplicativo Trello para Android.

Três anos depois, em 2015, o Trello ganhou versões traduzidas para a Alemanha, Espanha e Brasil.

Desde então, novas atualizações são feitas para aprimorar os processos.

São milhões de pessoas e empresas de diversos países que amam usar o Trello, principalmente para quem trabalha com marketing digital.

Como utilizar o trello?

O Trello pode ser acessado através dos navegadores como o Google Chrome e o ponto positivo dele é que não é necessário fazer nenhum tipo de instalação, o que facilita ainda mais suas funcionalidades. Gratuito, ele também conta com versões mobile, onde os aplicativos também podem ser instalados via Google Play ou Itunes.

O primeiro passo para começar a usar a ferramenta, é entender a disposição das informações na interface.

Após o cadastro no Trello, você é direcionado para a seguinte página:

Cada pessoa pode ter diversas “boards” – uma para cada função, conforme imagem acima.

Essas boards são conhecidas pelos quadros que reúnem informações a respeito de cada demanda.

As principais características das boards é que elas possuem colunas de listas, chamados de “Cards”. Quando você clica sob uma board, você pode adicionar os tópicos específicos.

Personalizando cada board – dentro de cada cartão, é permitido inserir comentários, adicionar links, salvar anexos, inserir datas de prazos, imagens, entre outros materiais.

Outra funcionalidade interessante é que os cartões também podem ser movimentados entre as colunas de um mesmo quadro.

Por exemplo, você tem uma demanda e ela está dentro da coluna “em aprovação”. Quando ela estiver concluída, você pode mover o card para a função “aprovada”, por exemplo.  

Cada card funciona como uma pequena nota que pode ser arrastada de um lado para outro do “board”.

Dessa maneira, elas se encaixam nas colunas de listas, de acordo com o contexto ou status da demanda.

O diferencial do Trello é que é permitido adicionar prazos e checklists para que você consiga visualizar o progresso da atividade em níveis de porcentagem.

Além destas funcionalidades, existe o sistema Labels, de cores.

As Labels são etiquetas coloridas que podem ser utilizadas para sinalizar o status de cada projeto ou atividade.

Como exemplo, você pode nomear cores específicas para sinalizar itens como “projeto em andamento”, “concluído” ou “pausado”.

Trello para trabalhos em equipe

A interface da plataforma é excelente para uso em equipe, pois as boards podem ser compartilhadas com qualquer pessoa que tenha um cadastro no Trello.

Por exemplo, é possível determinar as funções de cada membro da equipe quando ele é marcado em um card diferente.

Assim, todas as pessoas daquele board conseguem acompanhar como está o processo de cada um.

É uma maneira de monitorar e acompanhar cada demanda.

Para fazer a marcação de uma pessoa, você deve escrever o nome do usuário após digitar o @.

Dicas para melhor utilizar a ferramenta  

A ferramenta é muito visual e os profissionais de marketing a adoram. Afinal, os cards são fáceis de movimentar e se localizar, ainda mais quando os status são definidos por etiquetas coloridas e separadas nas colunas por assuntos.

Cada pessoa se organiza de uma maneira no Trello, mas existem dicas que você deve aplicar para melhorar e otimizar processos.

Confira algumas:

1 – Separe a vida pessoal da profissional

É muito difícil administrar as atividades pessoais e profissionais ao mesmo tempo. No Trello, é indicado que haja um quadro para cada coisa, como para a vida pessoal, profissional, freelancer, viagens ou estudos. Com isso, você mantém cada item no seu lugar.

2 – Configurar notificações é essencial

Outra dica é entrar no painel de controle e configurar as notificações. Você escolhe se prefere receber por e-mail ou celular, assim, você não perde as informações sobre prazos e ao mesmo tempo define quando deseja recebê-las.

3 – Não deixe o quadro virar um monstro

Muitos quadros subdivididos podem levar a pessoa a desenvolver exaustão e ansiedade com tantas tarefas e cards. Por isso, é indicado organizar as tarefas de modo geral e sem detalhes ao extremo.

4 – Faça checklists

Nada mais satisfatório do que checar as atividades que estão sendo feitas. Por isso, use muito deste recurso. Os checklists vão ajudar a dividir cada tarefa em realizações menores.

5 – Arquive Cards

Nada de acumular cards para não virar bagunça! Quando concluídos, você conta com a opção de arquivar e automaticamente armazena os seus cards. Esse armazenamento pode ser acessado a qualquer momento e não tem nada a ver com a exclusão de informações.

8 – Se inspire

Em caso de dúvidas para alinhar as suas atividades no Trello, busque inspirações dentro da própria plataforma. Já existem modelos prontos dentro da “Galeria de modelos do Trello” para você se basear.

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